A. Pengendalian Fungsi Manajemen
1. Pengertian Controlling
Pengendalian (kontrol) adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengaturan staff, dan mengarahkan. Mengendalikan merupakan fungsi penting karena membantu untuk memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif sehingga meminimalkan penyimpangan dari standar dan mengatakan bahwa tujuan organisasi telah tercapai dengan cara yang baik.
Pada tahun 1916, Henri Fayol merumuskan salah satu definisi pertama kontrol karena berkaitan dengan manajemen adalah Pengendalian suatu usaha terdiri dari melihat bahwa segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diadopsi, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Adalah penting untuk mengetahui kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah dari berulang. Kontrol manajemen dapat didefinisikan sebagai upaya sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja dengan standar yang telah ditentukan, rencana, atau tujuan untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan mungkin untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk melihat bahwa manusia dan sumber daya perusahaan lainnya yang digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien mungkin dalam mencapai tujuan perusahaan.
Dari definisi tersebut dapat dinyatakan bahwa ada hubungan yang erat antara perencanaan dan pengendalian. Perencanaan adalah suatu proses dimana tujuan organisasi dan metode untuk mencapai tujuan ditetapkan dan pengendalian adalah proses yang mengukur dan mengarahkan kinerja aktual kepada tujuan yang direncanakan organisasi.
2. Langkah-langkah Kontrol
Dalam proses pengendalian (kontrol) dibutuhkan langkah-langkah seperti berikut ini :
1. Menentukan standar-standar yang akan digunakan menjadi dasar pengendalian.
2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan bila ada.
4. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
5. Tipe-Tipe Kontrol
3. Tipe-tipe Kontrol dalam Manajemen
1. Pengendalian dari dalam organisasi (kontrol internal)
Adalah pengendalian yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengendalian ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat departemen.
2. Pengendalian luar organisasi (kontrol eksternal)
Adalah pengendalian yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengendalian dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan/pengendalian terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.
3. Pengendalian preventif
Pengendalian preventif adalah pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan.
4. Pengendalian represif
Pengendalian represif adalah pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengendalian anggaran disebut post- audit).
4. Strategi Kontroling Untuk Organisasi
Pengelolaan fasilitas dan bahan baku
Fasilitas kantor maupun fasilitas produksi sangat diperlukan perusahaan untuk menunjang keberhasilan usaha. Kelengkapan fasilitas yang diperlukan perusahaann haruslah dapat menghemat biaya dan menambah efisiensi dalam menyelesaikan pekerjaan. Fasilitas haruslah dipelihara, karena:
· Akan memperpanjang umur ekonomis fasilitas tersebut
· Proses dapat berjalan lancar karena jarang terjadi kemacetan mesin
· Menghindarkan kemungkinan kerusakan berat/total dari fasilitas produksinya
· Kualitas produk dapat dipertahankan karena proses produksi selalu terkendali
· Dapat menekan biaya pemeliharaan fasilitas
· Aliran bahan baku dapat berjalan normal, maka biaya penyimpanan juga dapat ditekan.
Perbekalan produksi meliputi semua barang dan bahan-bahan baku yang dimiliki perusahaan dan digunakan proses produksi. Bahan adalah unsur yang melekat dan secara langsung terlibat pada produk yang bersangkutan.Bahan dapat dibedakan atas dua: bahan baku dan bahan pembantu.Bahan baku: bahan utama yang diproses atau diolah menjadi produksi jadi
Bahan baku yang dibutuhkan:
· Bahan baku untuk proses produksi
· Bahan baku setengah jadi
· Bahan pembantu: bahan yang ditambahkan dan sifatnya hanya untuk melengkapi.
Bahan pembantu yang dibutuhkan:
· Bahan pembantu untuk proses produksi
· Bahan pengemas produk
Tujuan pengendalian persediaan adalah:
· Menjaga agar barang dagangan jangan sampai kekurangan
· Menjaga agar perusahaan jangan sampai menghentikan kegiatan usahanya
· Menjaga agar perusahaan jangan sampai mengecewakan langganannya
· Mengatur jangan sampai jumlah pengadaan barang dagangan kekurangan atau kelebihan
Untuk memperlancar pengadaan bahan baku yang ideal, wirausahawan dapat melakukan hal-hal sebagai berikut:
· Membuat daftar jenis-jenis bahan baku yang dibutuhkan, persyaratannya, dan jumlahnya
· Membuat jadwal, kapan bahan baku itu dibutuhkan oleh perusahaan.
· Mencari bahan baku yang dibutuhkan perusahaan dengan cara penawaran umum
· Melaksanakan pembelian bahan baku sesuai jadwal dan program perusahaan
· Melaksanakan penyimpanan bahan baku di dalam gudang milik perusahaan
· Menempatkan tenaga pelaksana proses produksi
· Menempatkan tenaga pengawas yang bertangggung jawab terhadap terlaksananya proses produksi yang sesuai dengan program perusahaan.
B. Kekuasaan dan Pengaruh
1. Definisi Kekuasaan
Definisi Kekuasaan
Banyak seorang ahli yang telah menyatakan definisi-definisi dari kekuasaan. Seperti yang telah dikemukakan dalam bukunya Thoha (2003: 92-93), yang meliputi:
a) MAX WEBER
Dia merumuskan kekuasaan itu sebagai suatu kemungkinan yang membuat seorang aktor di dalam suatu hubungan sosial berada dalam suatu jabatan untuk melaksanakan keinginannya sendiri dan yang menghilangkan halangan.
b) ROGERS
Berusaha membuat jelas kekaburan istilah dengan merumuskan kekuasaan sebagai suatu potensi dari suatu pengaruh. Dengan demikian kekuasaan adalah suatu sumber yang bisa atau tidak bisa untuk dipergunakan. Penggunaan kekuasaan selalu mengakibatkan perubahan dalam kemungkinan bahwa seseorang atau kelompok akan mengangkat suatu perubahan perilaku yang diinginkan.
Selain pendapat-pendapat di atas, Abdul Muiz mengungkapkan bahwa Kekuasaan dapat didefinisikan sebagai suatu potensi pengaruh dari seorang pemimpin. Kekuasaan seringkali dipergunakan silih berganti dengan istilah pengaruh dan otoritas.
2. Sumber-Sumber Kekuasaan
1. Kekuasaan bersumber pada kedudukan
· Kekuasaan formal/legal
· Kekuasaan atas sumber dan ganjaran
· Kendali atas hukuman
· Kendali atau informasi
· Kendali ekologik
2. Kekuasaan bersumber pada kepribadian
· Keahlian atau keterampilan
· Persahabatan atau kesetiaan
· Kharisma
3. Kekuasaan bersumber pada politik
· Kendali atas proses pembuatan keputusan
· Koalisi
· Partisipasi
· Institusional
3. Definisi Pengaruh
Pengaruh (influence) adalah suatu transaksi sosial dimana seseorang atau kelompok di bujuk oleh seorang atau kelompok lain untuk melakukan kegiatan sesuai dengan harapan mereka yang mempengaruhi.Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005: 849), “Pengaruh adalah daya yang ada atau timbul dari sesuatu (orang atau benda) yang ikut membentuk watak, kepercayaan atau perbuatan seseorang.” Sementara itu, Surakhmad (1982:7) menyatakan bahwa pengaruh adalah kekuatan yang muncul dari suatu benda atau orang dan juga gejala dalam yang dapat memberikan perubahan terhadap apa-apa yang ada di sekelilingnya. Jadi, dari pendapat-pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa pengaruh merupakan suatu daya atau kekuatan yang timbul dari sesuatu, baik itu orang maupun benda serta segala sesuatu yang ada di alam sehingga mempengaruhi apa-apa yang ada di sekitarnya.
4. Pengaruh Taktik dalam Organisasi
Untuk memahami komponen politik dari organisasi, mengkaji taktik dan strategi yang digunakan oleh seseorang atau subunit untuk meningkatkan peluangnya dalam memenangkan permainan politik, individu atau subunit dapat menggunakan beberapa taktik poltik untuk memperoleh kekuasaan dalam mencapai tujuan.
Taktik memainkan politik dalam organisasi adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan ketidakmampuan mengganti. Jika dalam suatu organisasi hanya ada satu-satunya orang atau subunit yang mampu melakukan tugas yang dibutuhkan oleh subunit atau organisasi, maka ia atau subunit tersebut dikatakan sebagai memiliki ketidakmampuan mengganti.
2. Dekat dengan manajer yang berkuasa. Cara lain untuk memperoleh kekuasaan adalah dengan mengadakan pendekatan dengan manajer yang sedang berkuasa.
3. Membangun koalisi. Melakukan koalisi dengan individu atau subunit lain yang memiliki kepentingan yang berbeda merupakan taktik politik yang dipakai oleh manajer untuk memperoleh kekuasaan untuk mengatasi konflik sesuai dengan keinginanya.
4. Mempengaruhi proses pengambilan keputusan. Dua taktik untuk mengendalikan proses pengambilan keputusan agar penggunaan kekuasaan nampaknya memiliki legitimasi dan sesuai dengan kepentingan organisasi yaitu mengendalikan agenda dan menghadirkan ahli dari luar.
5. Menyalahkan atau menyerang pihak lain. Manajer biasanya melakukan ini jika ada sesuatu yang tidak beres atau mereka tidak dapat menerima kegagalannya dengan cara menyalahkan pihak lain yang mereka anggap sebagai pesaingnya.
6. Memanipulasi informasi. Taktik lain yang sering dilakukan adalah manipulasi informasi. Manajer menahan informasi, menyampaikan informasi kepada pihak lain secara selektif, mengubah informasi untuk melindungi dirinya.
7. Menciptakan dan menjaga image yang baik. Taktik positif yang sering dilakukan adalah menjaga citra yang baik dalam organisasi tersebut. Hal ini meliputi penampilan yang baik, sopan, berinteraksi dan menjaga hubungan baik dengan semua orang, menciptakan kesan bahwa mereka dekat dengan orang-orang penting dan hal yang sejenisnya.
Selain itu sejumlah studi telah mengidentifikasi kategori perilaku mempengaruhi yang proaktif yang disebut sebagai taktik mempengaruhi, antara lain :
1. Persuasi Rasional:
Pemimpin menggunakan argumentasi logis dan bukti faktual untuk mempersuasi pengikut bahwa suatu usulan adalah masuk akal dan kemungkinan dapat mencapai sasaran.
2. Permintaan Inspirasional:
Pemimpin membuat usulan yang membangkitkan entusiasme pada pengikut dengan menunjuk pada nilai-nilai, ide dan aspirasi pengikut atau dengan meningkatkan rasa percaya diri dari pengikut.
3. Konsultasi:
Pemimpin mengajak partisipasi pengikut dalam merencanakan sasaran, aktivitas atau perubahan yang untuk itu diperlukan dukungan dan bantuan pengikut atau pemimpin bersedia memodifikasi usulan untuk menanggapi perhatian dan saran dari pengikut.
4. Menjilat:
Pemimpin menggunakan pujian, rayuan, perilaku ramah-tamah, atau perilaku yang membantu agar pengikut berada dalam keadaan yang menyenangkan atau mempunyai pikiran yang menguntungkan pemimpin tersebut sebelum meminta sesuatu.
5. Permintaan Pribadi:
Pemimpin menggunakan perasaan pengikut mengenai kesetiaan dan persahabatan terhadap dirinya ketika meminta sesuatu.
7. Pertukaran:
Pemimpin menawarkan suatu pertukaran budi baik, memberi indikasi kesediaan untuk membalasnya pada suatu saat nanti, atau menjanjikan bagian dari manfaat bila pengikut membantu pencapaian tugas.
8. Taktik Koalisi:
Pemimpin mencari bantuan dari orang lain untuk mempersuasi pengikut agar melakukan sesuatu atau menggunakan dukungan orang lain sebagai suatu alasan bagi pengikut untuk juga menyetujuinya.
9. Taktik Mengesahkan:
Pemimpin mencoba untuk menetapkan validitas permintaan dengan menyatakan kewenangan atau hak untuk membuatnya atau dengan membuktikan bahwa hal itu adalah konsisten dengan kebijakan, peraturan, praktik atau tradisi organisasi.
10. Menekan:
Pemimpin menggunakan permintaan, ancaman, seringnya pemeriksaan, atau peringatan-peringatan terus menerus untuk mempengaruhi pengikut melakukan apa yang diinginkan.
Pilihan mengenai perilaku mempengaruhi tergantung pada position power dan personal power yang dimiliki pemimpin terhadap orang yang dipimpinnya pada situasi tertentu. Perilaku mempengaruhi seorang pemimpin secara langsung mempengaruhi sikap dan perilaku orang yang dipimpin baik berupa komitmen, kepatuhan maupun perlawanan. Hasil dari proses mempengaruhi, juga mempunyai efek umpan balik terhadap perilaku pemimpin.Selain itu, dampak kekuasaan pemimpin pada dasarnya tergantung pada apa yang dilakukan pemimpin dalam mempengaruhi orang yang dipimpin.Dengan demikian, hasil dari usaha mempengaruhi merupakan akumulasi dari keterampilan mempengaruhi, perilaku mempengaruhi, dan kekuasaan pemimpin.
Sumber :
Thoha, Miftah. 2003. Kepemimpinan dalam Suatu Manajemen: Suatu Pendekatan Perilaku. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.
Winardi. 1990. Kepemimpinan dalam Manajemen. Bandung: Rineka Cipta.
Stoner, J.A.F., Sitrait, A. (1993). Manajemen. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Stoner, J.A.F., Freeman, R.E., Gilbert Jr, D.R., (1995). Manajemen: jilid I. Jakarta: Prenhallindo.
Hasibuan, M. S. P. (2008) Manajemen Sumber Daya Manusia. Sinar Grafika Offset : Jakarta.
